Multitasken is een skill die heel waardevol lijkt. En het is in deze tijd meer regel dan uitzondering. Meerdere dingen doen in een keer, wie wil dat nu niet? Maar niet iedereen is hiervoor geschikt, en het is niet altijd een goed idee.
Er wordt wel eens gezegd dat vrouwen tien dingen tegelijk kunnen. Maar ook vrouwen moeten goed opletten of meerdere dingen tegelijk doen wel geschikt is voor hun efficientie.
Daarnaast zijn er ook mannen die geweldig meerdere dingen tegelijkertijd kunnen doen. Kortom, let goed op of je wel juist aan het multitasken bent.
Maar wat is multitasken nu eigenlijk, en wat zijn de voor- en nadelen? In deze blog alles over het efficiënt inrichten van je routines en het voorkomen van on-efficient multitasken.
Wat is multitasken?
Kort gezegd is dit het doen van meerdere taken tegelijkertijd, waarbij allebei die taken even belangrijk zijn of even belangrijk worden gevonden door de persoon die ze doet.
Denk dan aan het luisteren naar muziek tijdens het werken, tussendoor nog een vriend een bericht sturen en dan ook nog eens een boodschappenlijstje proberen te maken. Of meerdere werktaken tegelijkertijd proberen af te ronden.
Dit is voor veel mensen al jaren de manier om meerdere dingen in een keer te doen en zo hun productiviteit te verhogen. Maar is dit wel een goede manier?
Meerdere dingen tegelijk doen klinkt simpel en iedereen doet het wel eens. Maar je kunt dit op meerdere manieren aanpakken. Je hebt multitaskers die echt gericht op twee verschillende taken zitten te werken. Anderen switchen voortdurend tussen twee of meer taken.
Dit is de meest voorkomende vorm. Ook zijn er mensen die gewoon een grote hoeveelheid kleine taken in snelle hoeveelheid doen, wat eigenlijk de minst erge vorm is van multi-tasken.
Vooral met de komst van de smartphone en alle afleidingen die daarbij horen, zoals social media, doet eigenlijk bijna iedereen aan een vorm van multi-tasking. Geconcentreerd aan een taak werken is tegenwoordig meer een uitzondering dan de regel.
De afleiding is immers groot en het is zo makkelijk om even iets anders te gaan doen, of je te laten afleiden door je telefoon of het internet.
De 8 gevaren van multitasking
Meerdere dingen tegelijk doen lijkt een geweldige manier om meerdere dingen in een keer sneller af te ronden. Helaas heeft onderzoek uitgewezen dat onze hersenen eigenlijk helemaal niet zo goed zijn in meerdere taken in een keer uitvoeren.
Multitasking kan zelfs je productiviteit verlagen met wel 40 procent! En dat is natuurlijk niet wat je wilt.
Bij wetenschappelijk onderzoek, gedaan in 2001 door de onderzoekers Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans en David Meyer, is bevonden dat de deelnemers aan het onderzoek grote hoeveelheden tijd verloren bij het continu switchen van een taak naar de andere.
Volgens deze onderzoekers heeft het brein namelijk tijd nodig om te schakelen tussen het veranderen van je doel (het schakelen naar de andere taak) en het aanpassen aan de regels voor de nieuwe taak. Doe je simpele taken, waarbij je niet veel hoeft na te denken, dan heeft dit waarschijnlijk geen groot effect op je productiviteit.
Maar doe je meerdere complexe en veeleisende taken tegelijkertijd of afwisselend, dan zul je hier waarschijnlijk veel tijd mee verliezen.
Ons brein is namelijk gemaakt om zich maar op een ding tegelijk te focussen. Door teveel taken tegelijkertijd te doen, ga je eigenlijk tegen je eigen brein in. En dat werkt niet goed.
Door te switchen tussen twee taken raak je je focus kwijt en vermindert je productiviteit. Door teveel tegelijk te doen kom je niet in een goede workflow, waardoor je minder goed werk aflevert en minder productief bent.
Je doet er langer over om de taken af te ronden en bent minder creatief. Je werkt als het ware op de automatische piloot, bent er niet helemaal bij met je hoofd.
Maar wat zijn nu echt de gevaren van deze chaotische manier van werken?
-
- Als je de neiging hebt tot meerdere dingen tegelijk doen, betekent dat dat je moeite hebt met het uitfilteren van afleidingen uit je omgeving. Je hebt meer afleiding door andere zaken. Als je hieraan toe blijft geven, zul je nooit je rust bereiken en in een goede workflow komen.
-
- Meerdere dingen tegelijk doet beïnvloedt je cognitieve vermogens negatief. Hierdoor ga je je taken afraffelen, te snel doen of niet goed doen. De hippocampus, het gedeelte in het brein dat verantwoordelijk is voor het organiseren van informatie, doet teveel werk bij het doen van meerdere taken tegelijkertijd. De hippocampus gebruikt hierbij veel glucose, waardoor het brein en het lichaam uitgeput raakt na het doen van meerdere taken tegelijkertijd. Hierdoor ga je fouten maken en jezelf uitputten.
-
- Meerdere dingen tegelijk doen heeft nog meer invloed op het brein. In 2009 is uit onderzoek gebleken dat heavy multitaskers (mensen die vaak en veel dingen tegelijk doen) helemaal niet goed waren in het onderscheiden van relevante en irrelevante informatie. Ook waren ze mentaal minder georganiseerd. Zelfs als de testpersonen zich op een enkele taak focusten, verbeterden de breinprocessen niet. Chronisch heftig multitask-gedrag heeft dus een slechte invloed op het brein, vooral bij adolescenten, bij wie het brein nog volop in ontwikkeling is.
-
- Volgens onderzoek van Dr. Paul Hammerness vergroot multitasking de kans op het maken van fouten en het missen van belangrijke informatie. Met name in sommige sectoren zoals de zorg worden soms flinke fouten gemaakt, alleen al door afleiding en multi-tasking
-
- Meerdere taken tegelijkertijd doen leidt tot stress en angstklachten. Doordat je steeds van de ene naar de andere taak gaat, moet je snel veel keuzes maken, hoe klein ze ook zijn. Dit leidt tot een activering van de flight-or-fight reactie in het lichaam, waardoor het lichaam meer adrenaline en cortisol gaat aanmaken, de stresshormonen. Je wordt impulsief, gaat slechte keuzes maken en voelt je niet goed, zowel lichamelijk als geestelijk. Op lange termijn kan dit leiden tot klachten van stress en depressie.
-
- Het veroorzaakt een slecht geheugen. Bij het doen van twee dingen tegelijkertijd ben je er niet echt bij met je hoofd. We nemen alle info in ons op, maar kunnen niet echt nadenken over wat er nu eigenlijk is geleerd of gedaan. Laat staan dat we het later nog eens kunnen doen of vertellen wat we nu eigenlijk hebben gedaan.
-
- Je gaat ver van jezelf en je eigen leven af staan. Als je constant meerdere dingen tegelijk doet, vergeet je naar de wereld om je heen te kijken. Je verliest je vermogen om bewust te kijken, voelen en luisteren naar de mensen om je heen. En dat is belangrijk voor je mentale gesteldheid en de relaties met andere personen in je leven.
-
- Het is slecht voor je creativiteit. Als je je focust op een activiteit kun je daar de tijd voor nemen en al je moeite daarin stoppen. Als je je nergens op vastlegt, zul je snel afgeleid raken. Creativiteit neemt dan toe. Als je je constant laat afleiden zul je nooit in een creatieve flow komen. En juist dan ontstaan de mooiste ideeën.
Kortom, ons brein is namelijk gemaakt om maar op een ding tegelijk te focussen. Door teveel tegelijkertijd te doen, ga je eigenlijk tegen je eigen brein in. En dat werkt niet goed. Het vernietigt creativiteit, concentratie en heeft ook gevolgen voor je stresslevels.
Door te switchen tussen twee taken raak je je focus kwijt en vermindert je productiviteit. Door teveel tegelijk te doen kom je niet in een goede workflow, waardoor je minder goed werk aflevert en minder productief bent. Je doet er langer over om de taken af te ronden. Het duurt langer om twee taken af te ronden waneer je ze tegelijk doet, dan wanneer je je richt op een taak tegelijkertijd.
Tips om efficienter te werken
Efficient werken is iets wat iedereen wel wil. Meer gedaan krijgen in een kortere tijd is de wens van veel mensen. Stoppen met multi-tasken of het beperken hiervan is een goede manier om efficiënter te werk te gaan.
Wanneer je je voor een lange tijd focust op een taak, komt je brein in een staat van focus terecht. Dit wordt “task-set inertia” genoemd. Hierbij word je erg productief wanneer je je gedurende een lange tijd op een taak tegelijk concentreert. En dit is de sleutel tot creatief en productief werken.
Bij meerdere taken tegelijk doen verbreek je deze task-set inertia steeds. En het is vanzelfsprekend dat dat geen productieve manier van werken is.
-
- Verminder afleiding. Zet je smartphone een keer uit en kijk geen tv tijdens het werken. Probeer eens bepaalde websites te blokkeren, zodat je niet afgeleid wordt door bijvoorbeeld het nieuws of online shoppen.
-
- Stel de goede prioriteiten. Heb je meerdere taken die je moet doen? Kijk dan eerst welke taken je eerst moet doen. Welke deadline ligt dichtbij, en hoeveel tijd ben je aan die taak kwijt? Doe de meest belangrijke taken als eerste. Hierdoor beperk je het aantal keuzes dat je maakt tijdens het werken en verbreek je je workflow niet. Maak dus een to-do list van al je taken en geef ze een prioriteit, zodat je tijdens het werken geen keuzes hoeft te maken. Dat is namelijk niet goed voor je concentratie.
-
- Plan genoeg tijd in om je te focussen op bepaalde taken. Tijdgebrek is vaak een van de grootste oorzaken van te veel tegelijk doen. Door je te focussen gedurende een bepaalde tijd, zonder afleiding, raak je makkelijk in een workflow. Plan deze tijd dus bewust in.
-
- Bekijk welke taken je niet gaat doen. Sommige dagelijkse bezigheden kosten veel tijd en hebben geen of weinig nut. Plan dus eens een dagje in waarbij je je social media niet checkt, of een bepaalde taak niet doet. Zijn er misschien dingen die je door iemand anders kunt laten doen, of die je op een rustig moment kunt doen?
-
- Doe eerst de taken die niet vereisen dat je meerdere dingen tegelijk doet. Begin met het doen van belangrijke taken waar je je goed op kunt en moet concentreren. Doe de taken die multi-tasking vereisen, zoals het checken van je email, later op de dag.
Efficient werken en multi-tasken
In sommige situaties is het niet erg om te multitasken. Soms kan het zelfs fijner of voordelig zijn. Denk dan aan situaties waarbij het niet erg is als je een foutje maakt. De was opvouwen tijdens het tv-kijken gaat bijvoorbeeld prima. Of muziek luisteren tijdens het stofzuigen.
Ook als snelheid belangrijker is dan precies of goed werken, is meerdere dingen tegelijk doen niet per se erg. Ook als je werkt aan een taak die routine voor je is en je niet hoeft te verbeteren, kun je best meerdere zaken tegelijk doen.
Ook als je werkt aan een grote hoeveelheid taken die allemaal gelijk zijn aan elkaar is het niet erg om te multi-tasken. Als je taken allemaal erg op elkaar lijken geeft meerdere taken tegelijk doen meestal geen verlies aan productiviteit. Je bent immers met hetzelfde bezig.
Ook zijn er soms situaties waarin je geen andere keuze hebt dan meerdere dingen tegelijk te doen. Soms heeft iets gewoon meteen je aandacht nodig, en dat is niet erg. Dat geldt er ook voor als iemand anders je aandacht nodig heeft. Sommige zaken zijn zo belangrijk, dat je ze meteen dient op te pakken.
Ben je in een situatie waarin multitasken niet erg is? Let dan op dat je de negatieve effecten van meerdere dingen tegelijkertijd doen zo veel mogelijk minimaliseert. Doe dit bijvoorbeeld door alleen te multitasken met dingen die niet mentaal of fysiek zwaar zijn. Je wil jezelf niet uitputten.
Ook als je bezig bent met iets belangrijks is het belangrijk om niet meerdere dingen tegelijk te doen en de afleidingen zo min mogelijk te houden. Zet bijvoorbeeld je smartphone eens uit als je aan een belangrijk project werkt.
Voeg taken die op elkaar lijken samen en doe ze in een keer. Zo is het makkelijk om tussen de taken te switchen en raak je je concentratie niet kwijt. Dit kan soms zelfs voordelig uitpakken. Pak niet teveel taken op je. Pak maximaal twee of drie taken en zet je focus daarop. Bij het doen van meerdere taken tegelijkertijd, doe je de positieve effecten van multi-tasking teniet en zul je niet efficiënt werken.
Heb je veel te doen? Begin dan met multitasken als je je belangrijke projecten, waar je je volle concentratie voor hebt gebruikt, hebt afgerond. Stel dus altijd prioriteiten. Als je meerdere dingen tegelijk wil doen, doe dit dan met zo min mogelijk afleiding van buitenaf, Zet je telefoon bijvoorbeeld even uit en ruim genoeg tijd in voor het tegelijk doen van meerdere specifieke taken.
Vermijd multitasken wanneer je je niet lekker in je vel voelt. Dit zal je stress dan alleen maar verergeren. Ook kun je niet efficiënt switchen tussen taken als je al hoog in je stress-levels zit.
Als je je mentaal niet goed voelt, heb je vaak al moeite met het afronden van bepaalde taken. Maak het jezelf niet onnodig moeilijk.
Zorg ervoor dat je een reminder hebt wanneer je tussen projecten moet switchen. Denk dan aan een alarm of popup op je computer. Gebruik zo nodig een app als Wunderlist of de notitie-app in je telefoon om je taken te ordenen en prioriteiten te stellen.
De checklist efficient werken
Wil je zeker weten dat je efficiënt aan het werk gaat? Volg dan deze simpele stappen om goed aan het werk te gaan.
-
- Inventariseer je taken en welke benodigdheden je daarvoor nodig hebt. Laad je telefoon en laptop op en zorg voor een goede lunch en wat te drinken, zodat je je daar niet mee bezig hoeft te houden later op de dag. Plan de zaken vooruit die je vooruit kunt plannen. Neem niet teveel hooi op je vork en besteed taken uit waar je niet verantwoordelijk voor bent. Je hoeft immers niet alles op te lossen.
-
- Stel je prioriteiten. Bekijk welke taken het belangrijkste zijn en doe deze als eerste, zodat je in de focus komt. Zo verminder je de druk. Maak een realistische tijdplanning: wanneer ga je waar aan werken, en hoe lang? Wat kan wachten tot morgen?
-
- Bekijk je plan aan het einde van de dag. Wat kun je afstrepen en wat is er bij gekomen? Heb je tijd over en kun je eventueel vooruit werken? Heb je misschien meer tijd nodig voor bepaalde dingen, of juist minder tijd? Pas hier je planning voor de volgende dag op aan.
-
- Houd je werkplek schoon en opgeruimd. Ruim iedere dag, na het werken, je werkplek op. Zo houd je je bureau overzichtelijk en kun je zelf ook beter dingen op een rijtje zetten. Chaotisch zijn is nooit goed. Zorg voor orde en een goed systeem om zaken op te bergen. Gooi spullen weg die je niet meer nodig hebt. Ben je snel afgeleid, zorg dan voor zo min mogelijk afleiding op je werkplek.
Hulp nodig om hoger in Google te komen en de geheimen ontdekken van website conversie? Check dan mijn gratis online training.
Gratis Online Training om Hoger in Google te komen.
- Hoe je met je site veel beter kunt gaan scoren in Google.
- De beste tools om de concurrentie te verslaan.
- De meest gemaakte SEO fouten waardoor je onzichtbaar blijft.
- Hoe je razendsnel bovenaan in Google kunt komen met jouw website.
- De geheimen achter een converterende sales funnel onthuld.
Klik hier om je gratis aan te melden voor de online training!
Succes!
Multitask jij veel? Laat het mij weten in een reactie! Sharen op social media wordt gewaardeerd 🙂
Bronnen:
Bron 1: www.verywellmind.com/multitasking-2795003
Bron 2: www.health.harvard.edu/blog/multitasking-a-medical-and-mental-hazard-201201074063
